Uma apresentação deveria levar dias; já uma negociação, horas ou dias
Primeiro tempo: apresentação. Segundo tempo: negociação.
Ney Pereira - 20/07/2017 10h30
Todos prontos para ouvir as suas ideias.
Primeiro tempo: apresentação.
Segundo tempo: negociação.
É muito comum pessoas prepararem apresentações levando em consideração todo o tempo reservado para a reunião. Por exemplo: se marcaram a reunião para começar às quinze horas e terminar as dezesseis, então a apresentação deveria ser montada para uma hora de duração?!
Trata-se de uma estratégia ingênua e desastrosa. Inicialmente, vamos considerar o tempo em si. Se você fosse montar um PowerPoint (organizar computador e projetor) diante de uma impaciente plateia, já seria perigoso. Se chegasse com antecedência, seria melhor, entretanto, até começar a apresentação com uma breve introdução ou uma conversa como um “quebra gelo”, pronto! Já se foram quinze ou vinte minutos…
Saiba que a capacidade de atenção da plateia é limitada. Se após alguns minutos, não ficar claro qual o benefício para quem estiver ouvindo, a tendência é haver dispersão diretamente proporcional ao tempo restante da apresentação.
Questões: Você acha que uma plateia entediada tem motivação para fazer perguntas? Você acha que pessoas ocupadas, ao ver o seu prazo de tempo limite acabar, têm disponibilidade para negociar?
Entenda que uma apresentação é simplesmente uma provocação para gerar interesse em seu projeto. Em poucos minutos, você deveria deixar claro os benefícios a serem usufruídos pela plateia e dar uma breve explicação de como os mesmos seriam alcançados. Assim, deixaria bem claro o que quer em contrapartida.
Pronto, acabou a primeira fase de sua reunião, a apresentação ou provocação. Ao deixar a plateia interessada, a mesma começará a fazer perguntas que atendam às suas (da plateia) expectativas. E você, ao apresentar um projeto sério com argumentos consistentes, saberá conduzir brilhantemente a segunda parte da reunião que podemos chamar de negociação.
Aí vão algumas dicas:
1. Organize uma apresentação que não ultrapasse um terço ou um quarto do tempo da reunião. Assim terá tempo para negociar e não entediará a plateia.
2. Esteja municiado com documentos – um projeto, por exemplo – que contemplem informações complementares.
3. Em sua apresentação, não é necessário explicar tudo detalhadamente, mas é interessante levar material, em PowerPoint ou impresso, para o caso de precisar dirimir alguma duvida ou aprofundar-se em algum aspecto solicitado.
4. Sempre que possível, vá com outra pessoa da sua equipe, de preferência que conheça mais profundamente uma área diferente da sua. Assim, estará resguardado para o caso de a discussão ser focada nessa outra área.