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Como aumentar a produtividade do seu Home Office

Superada a fase de adoção e adaptação, é hora de avançar nos ganhos com o novo modelo de trabalho

Anderson de Alcantara - 06/05/2020 15h56

A pandemia do Coronavírus está levando milhões de profissionais a trabalharem remotamente de suas casas no formato conhecido como Home Office. Empresas de diversos setores fecharam temporariamente seus escritórios e estão distribuindo, acompanhando e cobrando as tarefas de seus times nesse modelo, que já era uma tendência global que vinha crescendo bastante nos últimos anos.

No entanto, o Home Office é uma prática de trabalho que requer treino, atenção a alguns detalhes e auxílio de ferramentas para funcionar. Nem todo profissional está acostumado a este regime, por isso, é normal que haja uma diminuição da produtividade nos primeiros dias de adoção deste sistema. Porém como já estamos, em média, há 2 meses em quarentena, essa fase de adaptação já tem que ter sido superada, e o que era uma solução temporária assinala se tornar o padrão daqui para a frente.

Nesse sentido, é hora de focar na produtividade do trabalho feito em casa para que esse possa ter a mesma entrega, em quantidade e qualidade, que o que era feito no escritório. Se você for aplicado, verá que essa produtividade tende até a aumentar, gerando mais retorno para você no final das contas. Então aqui vão algumas dicas para você arrebentar no home office:

Menos trânsito = mais tempo disponível

Nos grandes centros urbanos, estima-se que a média de deslocamento para o trabalho é de 44 minutos. Ou seja, agora a cada dia, os adeptos do home office têm 1h30 a mais para realizar tarefas e cuidar do próprio bem-estar. Neste sentido, os trabalhadores remotos praticam 25 minutos a mais, em média, de exercícios físicos do que o outro grupo.

Se arrume e vá trabalhar

Quando você trabalha em um escritório, a rotina diária de preparação e deslocamento ajuda o cérebro a se condicionar para as tarefas do dia. Se exercitar, ler notícias ou fazer café são alguns processos da rotina que apontam para “o dia começou”. Já no home office, o fato de estar em casa sem ninguém vigiando nos passa a falsa impressão de que podemos puxar o laptop para a cama e ficar trabalhando o dia inteiro de pijama. Seria tentador se não fosse totalmente improdutivo. Nosso cérebro trabalha a maior parte do tempo executando etapas pré-programadas que costumamos chamar de rotina. Ao permanecer na cama a mensagem que você está passando para o seu cérebro é de que aquele não é um momento de trabalho. Por isso, mesmo em casa, pense em criar processos para incorporar a responsabilidade do trabalho na sua jornada remota: acorde, saia do quarto, tome banho e ponha uma roupa (ainda que mais casual) faça o café e se dirija a sua “estação de trabalho”:

Defina um espaço da casa como escritório

Como consolidar um hábito exige repetição, mudar o posto de trabalho toda hora atrapalha. Selecione um local da casa para ser sua nova estação de trabalho – contanto que não seja na cama; e se possível, fora do quarto de dormir. Deixe no local escolhido tudo o que você precisa para o dia, evitando o abandono do posto para pegar coisas. Toda interferência prejudica a produtividade. Cuide também da organização: sem as gavetas do escritório, a chance da papelada acabar em cima da mesa é grande, chamando a atenção do seu córtex cerebral, que é sensível à desordem visual, prejudicando a atenção e esgotando as funções cognitivas rapidamente. Assim, mantenha à vista somente o essencial.

Uma coisa de cada vez

De um lado, família e problemas domésticos. Do outro, prazos e cobranças nos aplicativos de mensagem e e-mail. Tudo ao mesmo tempo. Esse é um dos problemas do home office… Como lidar? Basicamente, separar os momentos de resolver problemas familiares do trabalho; diferenciar as demandas importantes das urgentes e responder uma solicitação por vez. Ao contrário do que se pensa, nós não somos multitarefas como os computadores. Nosso cérebro apenas alterna o foco de uma coisa para outra, em um processo que gasta recursos e causa sobrecarga cognitiva. O estresse de tentar ser multitarefa ainda esgota a dopamina, neurotransmissor fundamental à atenção.

Planejamento vale mais que motivação

Num momento em que o RH das empresas está mais preocupado com a saúde emocional de seus colaboradores do que com acidentes de trabalho, sabendo que uma eventual baixa por motivos de ansiedade ou depressão é muito mais difícil de combater, fica a cargo de cada um de nós procurar manter a sanidade mental e o bom ânimo nesse momento difícil. Quanto a isso, diversos artigos aqui no Pleno.News estão à sua disposição para lhe ajudar. Meu foco no quesito produtividade é ressaltar que uma pessoa bem organizada, e com um planejamento adequado, poderá ter resultados melhores do que aqueles que apregoam felicidade e motivação. Mesmo quem esteja atravessando uma jornada dura, com parentes atingidos pelo Covid-19, crianças e casas para cuidar, se sabe – por exemplo – que a cada X ligações ela consegue X prospecções, e destas ela consegue tirar em média X% de pedidos, e esses pedidos lhe gerarão R$ X no final do mês seguinte; certamente fará a conta reversa de quantos R$ X precisa para atender as suas necessidades e as de sua família, e irá se organizar para ter X fechamentos, fazendo XX prospecções e se planejar para fazer XXX ligações por semana. Se seguir esse planejamento, essa pessoa certamente terá mais resultados do que aqueles que simplesmente dizem -“UHULL!!!” ao final de cada teleconferência do escritório, mas depois se perdem no meio de distrações e tarefas, sem foco.

Jornada Intensiva

Uma vez que você precisa estabelecer (para o seu cérebro, para os seus clientes e parceiros de trabalho, e para as pessoas da sua casa) rotinas e horários separados para cada coisa, o princípio da Jornada Intensiva pressupõe começar cedo com a rotina do trabalho e parar no meio da tarde, em no máximo sete horas por dia. Algo como tocar direto das 8h às 15h. Basicamente o segredo é o foco, e com o tempo você será capaz de fazer até 90% das tarefas de trabalho (matando primeiro as mais corriqueiras como responder mensagens e entregar planilhas) antes do almoço.

Isolamento sanitário não significa isolamento social
Para terminar, cabe lembrar que somos seres sociais e a sensação de pertencimento está ligada ao nosso instinto de sobrevivência. Obedecer à recomendação de não sair de casa, visando reduzir a transmissão do Coronavírus, não significa um isolamento social radical, abolindo o contato com outras pessoas. Vá além dos grupinhos de Whatsapp: mostre-se disponível aos seus parentes, amigos e colegas através de videochamadas (faça umas 2 por dia, vendo o rosto das pessoas – não só por texto ou voz). Seja útil aos demais mesmo durante a quarentena (conforme abordamos recentemente – clique aqui para ler) e peça ajuda quando necessário, mesmo a distância.

Por hoje fico por aqui, lembrando de que, caso você tenha alguma questão ou dúvida relacionada a Finanças Pessoais, pode enviá-la para redacao@plenonews.com.br e eu terei o maior prazer em responder e tentar lhe ajudar.

Forte abraço e até semana que vem. Sucesso e fique em paz!

Anderson de Alcantara é profissional do mercado financeiro há 30 anos, onde atua como como Planejador Pessoal; e é Professor Titular do Ministério Videira – Educação Financeira à luz da Bíblia.
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